U slučaju organiziranja društvenih događaja, često je pitanje što je sve potrebno urediti po pitanju zaštite podataka kako bi organizatori mogli objaviti fotografije s tog događanja na svojim web stranicama i društvenim mrežama.

Neovisno je li se događanje organizirano unutar organizacije npr. proslava godišnjice tvrtke ili je to neko drugo događanje "otvorenog" tipa kao npr. promocija nekog proizvoda, usluge ili zabava, vrijede pravila koja se moraju primijeniti.

PRIJE DOGAĐANJA

a) utvrditi valjani temelj za obradu - Legitimni interes voditelja obrade

• Jedan od zakonitih temelja u tom slučaju može biti obrada temeljem legitimnog interesa voditelja obrade, a kako bi se mogli pozvati na njega, potrebno je udovoljiti slijedećim zahtjevima:
• Potrebna je pažljiva procjena mogu li osobe na nekom od takvih događanja u vrijeme i u kontekstu prikupljanja osobnih podataka razumno očekivati obradu u svrhu objave web stranicama i društvenim mrežama. Interesi i temeljna prava sudionika događanja, posebno bi mogli nadvladati interes voditelja obrade (osobe koja će obrađivati fotografije u svrhu objavljivanja), ako se osobni podaci obrađuju u okolnostima u kojima te osobe (sudionici događanja-ispitanici) razumno ne očekuju daljnju obradu.
• Takva ocjena podrazumijeva provođenje testa razmjernosti u kojem se, između ostaloga utvrđuje je li obrada nužna za ostvarivanje konkretnog interesa, uspostavlja li se privremena ravnoteža procjenjivanjem je li interes voditelja obrade podređen temeljnim pravima ili interesima osoba čiji se podaci obrađuju, uspostavlja li se konačna ravnoteža uzimanjem u obzir dodatnih zaštitnih mjera, utvrđivanje postoji li mogućnost dokazivanja usklađenosti i osiguravanja transparentnosti te razmatranje kako postupiti ako osoba čiji se podaci obrađuju ostvaruje svoje pravo na prigovor.
• Naime, kada se obrada provodi na temelju legitimnog interesa voditelja obrade, osoba (npr. sudionik događanja) čiji se podaci obrađuju, ima pravo istaknuti prigovor na takvu obradu.
• U tom slučaju voditelj obrade više ne smije obrađivati osobne podatke (i objavljivati ih), osim ako dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Bitno je naglasiti da je voditelj obrade taj koji mora dokazati da postoje uvjerljivi legitimni razlozi koji nadilaze prava i slobodne ispitanika kako bi mogao nastaviti s obradom, tj. objavljivanjem.
• Test razmjernosti potrebno je provesti prije same obrade tj. organizacije događanja. 

b) Izvršitelji obrade i uređenje pitanja zaštite podataka

Prilikom organizacije događanja često je slučaj da je potrebno angažirati više izvršitelja obrade kako bi događaj protekao prema očekivanom.

U tom je slučaju prethodno potrebno urediti pitanje zaštite osobnih podataka s svakim pojedinim izvršiteljem obrade. To je preporuka prilikom samog sklapanja ugovora o poslovnoj suradnji/pružanju usluga ili na drugi primjeren način, ovisno o situaciji. Koja pitanja je potrebno urediti određuje se člankom 28. Opće uredbe a koji će se onda uređivati prema konkretnoj potrebi.

PRI DOLASKU NA DOGAĐANJE ILI NEPOSREDNO PRIJE

Obavijest o fotografiranju/snimanju

• Potrebno je prethodno obavijestiti sudionike događaja o tome da će biti fotografirani i/ili snimani te da će njihovi osobni podaci biti javno objavljeni (fotografije, video snimci), a dodatno je potrebno poduzeti i sve ostale radnje kako bi se zaštitila privatnost sudionika.

Obavijest se može pružiti na razne načine, primjerice prilikom dostave pozivnice/ulaznice ili npr. postavljanjem obavijesti na vidljivo mjesto pri dolasku na mjesto događanja.

Obavijest treba pružati slijedeće informacije:

• identitet i kontaktne podatke voditelja obrade
• kontaktne podatke službenika za zaštitu podataka, ako je primjenjivo;
• svrhe obrade radi kojih se upotrebljavaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu - u tom slučaju to je legitimni interes voditelja obrade koji treba biti naveden
• primatelje ili kategorije primatelja osobnih podataka, ako ih ima;
• ako je primjenjivo, činjenicu da voditelja obrade namjerava osobne podatke prenijeti trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji
• razdoblje u kojem će osobni podaci biti pohranjeni ili, ako to nije moguće, kriterije kojima se utvrđuje to razdoblje;
• postojanje prava da se od voditelja obrade zatraži pristup osobnim podacima i ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade ili prava na ulaganje prigovora na obradu takvih te prava na prenosivost podataka;
• pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu;

NA SAMOM DOGAĐANJU

Fotografiranje – preporuke

• Fotografija ne bi smjela biti izravno usmjerena na točno određenu osobu kojom se ona ciljano izdvaja iz mase. Kada se osoba izdvaja iz mase u tom slučaju bila bi potrebna privola te osobe za objavu fotografije
• Treba uzeti u obzir "označuju" li se osobe prilikom objave na nekoj od društvenih mreža te može li osoba jasno identificirati, što znači da bi u tom slučaju bila potrebna privola te osobe za obradu i objavu fotografije.
• Isto važi i za fotografiranje djece, ako se djeca fotografiraju u skupini tada je obrada u skladu s GDPR sukladno AZOP-ovi uputama. Međutim, ukoliko se dijete izdvaja iz mase tada je potrebna privola roditelja.

U svakom pojedinom slučaju potrebno je utvrditi postojanje valjanog temelja za određenu obradu osobnih podataka te je u tom kontekstu potrebno utvrditi postoji li u tom određenom slučaju legitimni interes i stvarno valjani pravni temelj za obradu. Ukoliko se provođenjem testa razmjernosti utvrdi kako u određenom slučaju prevladavaju interesi i prava ispitanika, tada se fotografije/snimci mogu objavljivati samo uz pribavljanje privole koja udovoljava svim zahtjevima iz Opće uredbe.

Ines Bolkovac, službenik za zaštitu podataka

Više informacija i članaka na temu GDPR-a možete naći na stranicama Feralisa.

Povezane vijesti

• Mini vodič za samostalno uređenje web stranice U SKLADU S GDPR-om
• OBRADA OSOBNIH PODATAKA NA RADNOM MJESTU: Mali vodič za poslodavce i zaposlenike
• PRIVSEC LONDON: Vodeći svjetski stručnjaci praktično o privatnosti i sigurnosti i KAKO SE ZAŠTITITI