Tvrtka kažnjena zbog ZADRŽAVANJA E-MAIL ADRESE BIVŠEG ZAPOSLENIKA

Ilustracija (Pixabay)

Mala obiteljska tvrtka u Belgiji našla se u nezavidnom problemu nakon što je uručila otkaz izvršnom direktoru, sinu vlasnika tvrtke nakon čega je i više zaposlenika iz te tvrtke, članova obitelji samostalno otišlo.

No, tvrtka je dalje nastavila koristiti njihove poslovne e-mail pretince zbog čega je bivši izvršni direktor prijavio tvrtku zbog povrede osobnih podataka, izvijestilo je Belgijsko nadzorno tijelo za zaštitu podataka.

Nadzorno tijelo prvotno je pokušalo posredovati u mirenju, a nakon neuspjeha predmet je završio na sudu gdje je utvrđena povreda osobnih podataka radi povrede načela obrade, zakonitosti obrade, nedovoljne transparentnosti i modaliteta ostvarivanja prava ispitanika te radi neosiguravanja brisanja osobnih podataka a tvrtka je kažnjena s 15.000 eura.

Iznos s kojim je tvrtka kažnjena je pozamašan uzimajući u obzir da se radi o manjem obiteljskom poduzeću sa svega trinaest zaposlenika - čime je ukazano na važnost postupanja s elektronskom poštom za vrijeme trajanja radnog odnosa ali i nakon njegova završetka.

Danas su e-mailovi oblik komunikacije bez koje kompanije praktički ne mogu poslovati. Kroz vrijeme, u e-mailovima ostaje zadržana velika količina poslovnih informacija i znanja o kompaniji, a kroz dinamiku poslovanja mnogi upravo u e-mailovima drže svojevrsnu i jedinu arhivu.

Poslodavcu je ta arhiva važna iz nekoliko razloga, od kojih su najčešći dokazivanje u sporovima i parnicama pred regulatornim i zakonskim tijelima, u njima su informacije koje su neophodne za kontinuitet poslovanja ključnih poslovnih procesa za kompaniju, ali to mogu biti i vitalne informacije vezane za vanjske partnere i dobavljače.

No, što se događa kada zaposlenik, čija je e-mail arhiva važna kompaniji, odlazi iz kompanije, zna biti prepušteno slučaju i bez regulacije što može onda dovesti do raznih problema, kazni i naknada šteta.

Stoga je od velikog značaja za svakog poslodavca da adekvatno uredi pristup internetu i upravljanje e-mail adresama svojih zaposlenika a da pri tome nastoji zaštititi privatnost radnika u što većoj mjeri kako ne bi došlo do povrede osobnih podataka i mogućih kažnjavanja.

Ines i Marko Krečak, DPO Feralis